Rejestry, ewidencje i wykazy oraz archiwa

W nawiązaniu do art. 6 ust. 1 pkt) 3 lit. f ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bierzwniku informuje, że rejestracja, ewidencja oraz archiwizacja spraw jednostki dokonywana jest stosownie do Instrukcji Kancelaryjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku.

Wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Bierzwniku

W Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Bierzwniku prowadzone są rejestry i ewidencje wg przedstawionego poniżej wykazu. Dane w nich zawarte mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej lub innych ustaw, w tym między innymi:

1. ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej

2. ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych

3. ustawie z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów

4. ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów

5. ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie

6. ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej

7. ustawie z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”

8. ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

9. ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

10. innych właściwych aktów prawnych

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku:

1. Rejestr skarg i wniosków

2. Rejestr wydanych pełnomocnictw i upoważnień

Sekcja administracyjna:

1. Rejestr pism przychodzących

2. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej

3. Rejestr miejsc w którym gmina udziela tymczasowego schronienia w schroniskach dla osób bezdomnych, w schroniskach dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi i noclegowniach oraz ogrzewalniach

4. Rejestr zamówień publicznych

Sekcja ds. pomocy środowiskowej:

1. Rejestr wniosków o przyznanie pomocy na podstawie ustawy o pomocy społecznej

2. Rejestr wydanych decyzji z pomocy społecznej

3. Rejestr zaświadczeń

Sekcja świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych:

1. Rejestr wniosków dotyczących świadczeń rodzinnych

2. Rejestr wydanych decyzji z zakresu świadczeń rodzinnych

3. Rejestr wniosków dotyczących funduszu alimentacyjnego

4. Rejestr wydanych decyzji dotyczących funduszu alimentacyjnego i dłużników alimentacyjnych

5. Rejestr zaświadczeń

6. Rejestr wniosków dotyczących dodatku osłonowego

7. Rejestr zaświadczeń o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na jednego członka gospodarstwa domowego osoby fizycznej „Czyste powietrze”

8. Rejestr wniosków o dodatek węglowy

9. Rejestr wniosków o dodatek do innych źródeł ciepła

10. Rejestr wniosków o stypendium szkolne i zasiłek szkolny

Referat Księgowości:

1. Ewidencja środków trwałych

2. Ewidencja pozostałych środków

3. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych

4. Ewidencja delegacji służbowych

Inspektor Ochrony Danych Osobowych:

1. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych

Składnica akt:

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz Zarządzeniem Nr 7/2022 z dnia 02.02.2022 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku w sprawieI instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku akta spraw ostatecznie zakończonych przekazuje się do zakładowej składnicy akt.

Informacje zawarte w prowadzonych w Ośrodku rejestrach, ewidencjach i składnicy akt udostępniane są na wniosek w godzinach pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku.

Sposoby i zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach i ewidencjach

Dane we wskazanych rejestrach i ewidencjach dostępne są w siedzibie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku od poniedziałku do piątku w regulaminowo ustalonych godzinach pracy. Udostępnianie danych w nich zawartych odbywa się zgodnie z ww. ustawą o dostępie do informacji publicznej. Ograniczenia w dostępie do danych ujętych w rejestrach i ewidencjach wynikają z przepisów szczególnych wprowadzających konieczność zachowania tajemnicy oraz ochrony danych osobowych.

Informacje publiczne, które nie zostały zamieszczone w serwisie internetowym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bierzwniku a także nie zostały udostępnione w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnych, udostępniane są na wniosek, zgodnie z art. 10 ww. ustawy o dostępie do informacji publicznej.